Vispārīgi runājot, katrai organizācijai būtu jāreģistrē savas apstrādes darbības. Tas var palīdzēt jums izdarīt pareizus secinājumus par jūsu pienākumiem saskaņā ar VDAR un iespējamiem riskiem.

Katra no šīm apstrādes darbībām jāapraksta reģistrā, iekļaujot šādu informāciju:

• apstrādes mērķis (piemēram, klientu lojalitātes programma);
• apstrādāto datu kategorijas (piemēram, algu saraksts: vārds, uzvārds, dzimšanas datums, alga u. c.);
• kam ir piekļuve datiem (saņēmējiem, piemēram: par pieņemšanu darbā atbildīgā nodaļa, IT speciālists, vadība, pakalpojumu sniedzēji, partneri u.c.);
• atsevišķā gadījumā- informācija, kas saistīta ar personas datu pārsūtīšanu ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ);
• ja iespējams, glabāšanas periods (periods, par kuru dati ir noderīgi no darbības viedokļa un no arhivēšanas viedokļa);
• ja iespējams, vispārīgs drošības pasākumu apraksts.

Par apstrādes darbību uzskaiti ir atbildīgs jūsu organizācijas vadītājs.

Šim reģistram pēc pieprasījuma jābūt pieejamam tās EEZ valsts datu aizsardzības iestādei, kurā strādājat.

Organizācijām, kas nodarbina mazāk nekā 250 personas, nav jānorāda savā reģistrā tikai gadījuma rakstura darbības (piemēram, dati, kas apstrādāti vienreizējiem pasākumiem, piemēram, veikala atvēršanai).

Plašāka informācija:

• Atbilst prasībām

Jā, apstrādātājiem (t. i., fiziskām personām vai organizācijām, kas apstrādā datus pārziņa vārdā) Datu regulā ir noteikti dažādi pienākumi. Tomēr pastāv dažas atšķirības starp pārziņu un apstrādātāju pienākumiem.

Apstrādātājiem ir jāpilda pienākumi, kas noteikti pārziņa un apstrādātāja līgumā, kurā sīki izklāstītas apstrādes darbības un līdzekļi personas datu apstrādei. Piemēram, apstrādātājam būs jāveic apstrādes darbības ar atbilstošiem tehniskiem un organizatoriskiem pasākumiem, kā to norādījis pārzinis. To darot, apstrādātājs palīdz pārzinim ievērot VDAR.

Plašāka informācija:

• Pārzinis vai apstrādātājs

Saskaņā ar VDAR ir divi galvenie veidi, kā pārsūtīt personas datus uz valsti, kas nav EEZ valsts, vai starptautisku organizāciju. Nosūtīšanu var veikt, pamatojoties uz lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai, ja šāda lēmuma nav, pamatojoties uz atbilstošām garantijām, tostarp īstenojamām tiesībām un tiesiskās aizsardzības līdzekļiem fiziskām personām.

Plašāka informācija:

• Personas datu nosūtīšana ārpus EEZ

Jā, jūs varat, bet VDAR uzliek konkrētus pienākumus uzņēmumiem, kas dalās ar personas datiem. Jūsu organizācijai ir jāinformē personas, ka nodosiet datus trešajai personai. Jums ir jāinformē arī par jūsu mērķiem, drošību, piekļuvi un saglabāšanas pasākumiem, kas tiks piemēroti.

Pirmais solis, lai uzstādītu videonovērošanu, ir noteikt mērķi, kādēļ tas tiek darīts. Mērķi var būt dažādi, piemēram, nodrošināt telpu drošību, palīdzēt novērst un atklāt zādzību un citus noziegumus vai aizsargāt darbinieku dzīvību un veselību darba specifikas dēļ.

Tāpat kā jebkurai personas datu apstrādei, arī fizisko personu reģistrēšanai ir jābūt tiesiskajam pamatam saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR). Tiesiskais pamats varētu būt piekrišana. Tomēr ir maz ticams, ka tas attieksies uz videonovērošanas izmantošanu vairumā gadījumu, jo būs grūti iegūt brīvi sniegtu piekrišanu no visiem, kas tiks reģistrēti. Visizplatītākais tiesiskais pamats šāda veida personas datu apstrādei ir leģitīmas intereses. Ja apstrāde ir balstīta uz leģitīmajām interesēm, jums būs jāveic līdzsvarošanas tests, lai noteiktu, vai jūsu likumīgās intereses pārsniedz personas tiesības.

Jums būs jāinformē personas, ka tiek veikta videonovērošana. To var izdarīt, izvietojot informatīvās zīmes. Turklāt tās būtu jāizvieto pie visām ieejām, norādot videonovērošanas mērķi un pārziņa identitāti un kontaktinformāciju.

Personām, kuru attēlus fiksē videonovērošanas sistēma, ir jābūt pieejamai šādai informācijai:

• pārziņa identitāte un kontaktinformācija;
• apstrādes nolūki;
• apstrādes tiesiskais pamats  (ja ir leģitīmas intereses, konkrētu informāciju par to, kuras leģitīmās intereses ir saistītas ar konkrēto apstrādi, un par to, kas īsteno katru leģitīmo interesi);
• datu aizsardzības speciālista (ja tāds ir) kontaktinformācija;
• datu saņēmēji vai saņēmēju kategorijas;
• videomateriālu drošības pasākumi;
• videoierakstu glabāšanas periods;
• personu tiesības saskaņā ar VDAR un tiesības iesniegt sūdzību valsts datu aizsardzības iestādē.

Plašāka informācija:

• Apstrādājiet personas datus likumīgi
• Ievērojiet personu tiesības

Jā, zvana laikā jums ir jāinformē klienti par ierakstīšanas mērķiem, ierakstu saņēmējiem, viņu tiesībām iebilst un viņu tiesībām piekļūt ierakstiem.

Plašāka informācija:

• Apstrādājiet personas datus likumīgi

Konkursa uzvarētāju vārdu publicēšanu jūsu tīmekļa vietnē varētu uzskatīt par leģitīmajām interesēm, ja jūs to varat pierādīt, veicot līdzsvarošanas testu, lai noteiktu, vai jūsu leģitīmās intereses pārsniedz personu tiesības.

Labā prakse būtu izveidot iekšēju kārtību, kurā izskaidroti noteikumi par uzvarētāju personas datu publicēšanu.

Turklāt personas datu apstrādei ar šādu nolūku vajadzētu būt daļai no konkursa privātuma politikas, lai dalībnieki tiktu iepriekš informēti par to, kā viņu dati tiks apstrādāti.

Plašāka informācija:

• Apstrādājiet personas datus likumīgi

Personas datu apstrāde ir atļauta, ja tai var piemērot tiesisko pamatu. Papildu brīvai, konkrētai, apzinātai un nepārprotamai piekrišanai var piemērot arī citus apstrādes tiesiskos pamatus.

Citiem vārdiem sakot, piekrišana ir nepieciešama, ja nav piemērojams neviens no pārējiem tiesiskajiem pamatiem.

 

Plašāka informācija:

• Apstrādājiet personas datus likumīgi

1. Pārliecinieties, ka saņemtie dati ir iegūti likumīgi un ka datu subjekti ir informēti par viņu personas datu apstrādi.
2. Ja trešā persona apstrādā personas datus jūsu vārdā, pārliecinieties, ka jums ir pārziņa un apstrādātāja līgums, kurā norādītas apstrādes darbības un līdzekļi personas datu apstrādei.

Un, protams, ievērojiet visus pārziņu pienākumus.

Plašāka informācija:

• Pārzinis vai apstrādātājs

Nē, nav nepieciešams publiskot jūsu apstrādes ierakstus. Tomēr jums ir jāspēj pēc pieprasījuma iesniegt ierakstus datu aizsardzības iestādei.    

Plašāka informācija:

• Atbilst prasībām